DASAR PRIVASI

Data Anda, Tanggungjawab Kami

Di eSetem, perlindungan maklumat peribadi anda adalah keutamaan. Dasar Privasi ini menerangkan bagaimana data anda dikumpul, digunakan, disimpan, dan dilindungi apabila anda menggunakan platform dalam talian dan perkhidmatan kami. Dengan menggunakan eSetem, anda bersetuju dengan amalan pemprosesan data yang digariskan di sini, selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA) Malaysia.

1. MAKLUMAT YANG KAMI KUMPUL

Kami mengumpul maklumat yang perlu untuk memproses permohonan duti setem anda dan mengurus akaun anda di portal layan diri kami, termasuk:
- Butiran akaun: nama penuh, nombor pengenalan (NRIC/pasport), alamat e-mel, nombor telefon, alamat surat-menyurat.
- Maklumat syarikat: nama syarikat, nombor pendaftaran dan butiran wakil yang diberi kuasa (jika berkenaan).
- Dokumen dimuat naik: salinan dokumen yang memerlukan penyeteman (contoh: perjanjian sewa, perjanjian pinjaman, perjanjian jual beli, dokumen keselamatan).
- Butiran transaksi: jumlah duti setem, caj perkhidmatan, kaedah pembayaran, tarikh transaksi, maklumat pengesanan pesanan, dan log aktiviti di dalam papan pemuka (dashboard) anda.
Kami tidak meminta maklumat lebih daripada apa yang munasabah diperlukan untuk tujuan penyeteman, pengurusan pengguna, dan pematuhan.

2. CARA KAMI MENGGUNAKAN MAKLUMAT ANDA

Maklumat anda digunakan secara ketat untuk tujuan yang sah dan jelas, termasuk:
- Memproses dan mengurus permohonan duti setem melalui sistem e-Stamp LHDNM.
- Mencipta dan menguruskan akaun pengguna dan papan pemuka (dashboard) anda.
- Membolehkan anda memuat naik dokumen, melihat slip setem, resit, dan log transaksi.
- Berkomunikasi dengan anda mengenai status permohonan, pengesahan, makluman penting, dan sokongan pelanggan.
- Menyimpan rekod transaksi dan jejak audit bagi tujuan undang-undang, kawal selia dan penambahbaikan perkhidmatan.
- Meningkatkan keselamatan platform, prestasi sistem, dan pengalaman pengguna di laman web kami.
Kami tidak menggunakan data anda untuk tujuan pemasaran tanpa kebenaran jelas daripada anda.

3. PERKONGSIAN MAKLUMAT DENGAN PIHAK KETIGA

Kami tidak menjual, menyewa atau memperdagangkan data peribadi anda kepada mana-mana pihak ketiga. Namun, dalam keadaan tertentu yang terkawal, maklumat anda mungkin dikongsi jika perlu:
- Dengan LHDNM dan badan kerajaan berkaitan lain untuk penaksiran, pemprosesan, dan pengesahan duti setem.
- Dengan penyedia perkhidmatan yang dipercayai (contoh: penyedia infrastruktur IT, gerbang pembayaran, penyedia perkhidmatan e-mel, storan awan) yang membantu kami mengendalikan sistem, tertakluk kepada obligasi kerahsiaan dan perlindungan data yang ketat.
- Apabila dikehendaki oleh undang-undang, perintah mahkamah atau permintaan sah daripada pihak berkuasa.
Setiap perkongsian dibuat berdasarkan prinsip "keperluan untuk mengetahui" (need-to-know) – hanya maklumat minimum yang diperlukan akan didedahkan.

4. KESELAMATAN DATA DAN TEMPOH PENYIMPANAN

Kami melaksanakan langkah keselamatan teknikal dan organisasi yang munasabah untuk melindungi data anda dan dokumen dimuat naik daripada kehilangan, akses tanpa kebenaran, pengubahan, atau penyalahgunaan, termasuk:
- Akses terhad kepada kakitangan yang diberi kuasa sahaja.
- Infrastruktur pelayan yang selamat, penghantaran data tersulit (encrypted), dan pengesahan berasaskan kata laluan yang kukuh.
- Prosedur dalaman untuk mengendalikan dokumen sensitif dan rekod transaksi.
Kami menyimpan data peribadi hanya selama mana yang perlu untuk:
- Memenuhi tujuan pemprosesan duti setem, log transaksi, dan sokongan pengguna.
- Mematuhi obligasi undang-undang, kawal selia dan audit di bawah undang-undang Malaysia, termasuk Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA).
Tempoh penyimpanan khusus:
- Dokumen yang dimuat naik ke platform, termasuk kontrak dan sebarang data yang diekstrak, disimpan selama tujuh (7) tahun untuk tujuan audit, pematuhan dan penyimpanan rekod.
- Selepas tempoh ini, dokumen dan data peribadi berkaitan akan dipadamkan atau dinyahpengenalan secara selamat menurut amalan terbaik.
- Maklumat akaun disimpan selagi akaun anda kekal aktif dan untuk tempoh yang munasabah selepas itu, bagi menyokong keperluan undang-undang, operasi, dan pematuhan.

5. HAK ANDA TERHADAP DATA PERIBADI

Selaras dengan PDPA, anda mempunyai hak penting ke atas data anda, termasuk:
- Hak untuk meminta akses kepada data peribadi dan dokumen yang kami simpan mengenai anda.
- Hak untuk meminta pembetulan jika maklumat anda tidak tepat, tidak lengkap atau tidak terkini.
- Hak untuk meminta pemadaman dokumen selepas pemprosesan selesai (tertakluk kepada keperluan penyimpanan data yang sah di sisi undang-undang).
- Hak untuk menarik balik kebenaran tertentu (contohnya, untuk komunikasi pemasaran), tertakluk kepada kesan terhadap perkhidmatan yang sedang diberikan.
Sebarang permintaan berkaitan hak anda boleh dikemukakan melalui alamat e-mel rasmi kami, dan kami akan memberi maklum balas dalam tempoh yang munasabah.

6. KUKI (COOKIES) DAN TEKNOLOGI JEJAK

Platform eSetem mungkin menggunakan kuki atau teknologi seumpamanya untuk:
- Mengekalkan sesi log masuk anda dengan selamat.
- Meningkatkan prestasi platform dan pengalaman pengguna.
- Menyimpan tetapan asas (contoh: pilihan bahasa, susun atur papan pemuka).
Anda boleh mengurus tetapan kuki melalui pelayar (browser) anda. Namun, menyahaktifkan kuki tertentu mungkin menjejaskan fungsi penuh laman web, terutamanya ciri akses papan pemuka, muat naik, dan pengesanan transaksi.

7. PINDAAN TERHADAP DASAR PRIVASI

Dasar Privasi ini boleh dikemas kini dari semasa ke semasa bagi mencerminkan perubahan pada undang-undang, keperluan pematuhan atau penambahbaikan perkhidmatan. Versi terkini akan sentiasa dipaparkan di laman web eSetem bersama dengan tarikh kemas kini terakhir. Penggunaan berterusan perkhidmatan kami selepas sebarang perubahan menandakan penerimaan anda terhadap Dasar Privasi yang dikemas kini.

8. PERTANYAAN DAN HUBUNGI KAMI

Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, permintaan akses/pembetulan/pemadaman data atau kebimbangan mengenai cara kami mengendalikan maklumat peribadi anda, sila hubungi:

E-mel: hi@esetem.my
Waktu operasi: Isnin – Jumaat, 9:00 pagi – 6:00 petang (kecuali cuti umum)

PRIVACY POLICY

Your Data, Our Responsibility

At eSetem, protecting your personal information is a priority. This Privacy Policy explains how your data is collected, used, stored and protected when you use our online platform and services. By using eSetem, you agree to the data processing practices described here, in line with Malaysia’s Personal Data Protection Act 2010 (PDPA).

1. INFORMATION WE COLLECT

We collect information necessary to process your stamp duty applications and manage your account on our self-service portal, including:
- Account details: full name, identification number (NRIC/passport), email address, phone number, mailing address.
- Company information: company name, registration number and authorised representative details (where applicable).
- Documents uploaded: copies of documents requiring stamping (e.g. tenancy agreements, loan agreements, sale and purchase agreements, security documents).
- Transaction details: stamp duty amounts, service charges, payment method, transaction dates, order tracking information, and log of activities within your dashboard.
We do not ask for more information than is reasonably required for stamping, user management, and compliance purposes.

2. HOW WE USE YOUR INFORMATION

Your information is used strictly for clear and legitimate purposes, including:
- Processing and managing stamp duty applications through LHDNM’s e-Stamp system.
- Creating and managing your user account and dashboard.
- Allowing you to upload documents, view stamp slips, receipts and transaction logs.
- Communicating with you on application status, confirmations, important notices and customer support.
- Maintaining transaction records and audit trails for legal, regulatory and service-improvement purposes.
- Improving platform security, system performance and user experience on our website.
We do not use your data for marketing purposes without your explicit consent.

3. SHARING OF INFORMATION WITH THIRD PARTIES

We do not sell, rent or trade your personal data to any third party. However, in certain controlled circumstances, your information may be shared where necessary:
- With LHDNM and other relevant government bodies for stamp duty assessment, processing and verification.
- With trusted service providers (e.g. IT infrastructure providers, payment gateways, email service providers, cloud storage) who help us operate our systems, strictly under confidentiality and data-protection obligations.
- Where required by law, court order or lawful request from authorities.
Any sharing is done based on the “need-to-know” principle – only the minimum necessary information is disclosed.

4. DATA SECURITY AND RETENTION

We implement reasonable technical and organisational measures to protect your data and uploaded documents against loss, unauthorised access, alteration or misuse, including:
- Restricted access to authorised personnel only.
- Secure server infrastructure, encrypted data transmission and strong password-based authentication.
- Internal procedures for handling sensitive documents and transaction records.
We retain personal data only for as long as necessary to:
- Fulfil the purposes of stamp duty processing, transaction logging and user support.
- Comply with legal, regulatory and audit obligations under Malaysian law, including the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA).
Specific retention periods:
- Documents uploaded to the platform, including contracts and any extracted data, are retained for a period of seven (7) years for audit, compliance, and record-keeping purposes.
- After this period, documents and associated personal data are securely deleted or anonymised in accordance with best practices.
- Account information is retained for as long as your account remains active and for a reasonable period thereafter, to support legal, operational and compliance requirements.

5. YOUR RIGHTS OVER YOUR PERSONAL DATA

In line with PDPA, you have important rights over your data, including:
- The right to request access to personal data and documents we hold about you.
- The right to request correction if your information is inaccurate, incomplete or outdated.
- The right to request deletion of documents after processing completion (subject to legal retention requirements).
- The right to withdraw certain consents (for example, for marketing communications), subject to the impact on the services being provided.
Any request concerning your rights can be submitted via our official email address, and we will respond within a reasonable timeframe.

6. COOKIES AND TRACKING TECHNOLOGIES

The eSetem platform may use cookies or similar technologies to:
- Maintain your login session securely.
- Enhance platform performance and user experience.
- Store basic preferences (e.g. language choice, dashboard layout).
You may manage cookie settings via your browser. However, disabling certain cookies may affect the full functionality of the website, especially dashboard access, upload, and transaction-tracking features.

7. CHANGES TO THIS PRIVACY POLICY

This Privacy Policy may be updated from time to time to reflect changes in law, compliance requirements or service improvements. The latest version will always be published on the eSetem website, together with the date of the last update. Continued use of our services after any changes indicates your acceptance of the updated Privacy Policy.

8. QUESTIONS AND CONTACT

If you have any questions, data access/correction/deletion requests, or concerns about how we handle your personal information, please contact:

Email: hi@esetem.my
Operating hours: Monday – Friday, 9:00 a.m. – 6:00 p.m. (excluding public holidays)